במקרה של ניהול סיכונים בפרויקטים, כל הסיכונים אינם נוצרים שווים. כדי לנהל אותם ביעילות, על מנהלי הפרויקטים לזהות תחילה את הסיכונים החמורים ביותר ולתכנן כיצד להתמודד איתם. בעוד סיכונים מסוימים דורשים פעולה מיידית, אחרים אינם מאיימים על השלמת הפרויקט. הנה הסבר מפורט על ניהול סיכונים בפרויקט. להלן מספר דוגמאות לסוגי הסיכונים שעל מנהלי הפרויקטים לשקול. נתחיל עם הסיכון ברמה גבוהה.
מהו תהליך ניהול סיכונים בפרויקט?
תהליך הכרחי על מנת לפקח, למדוד ולהפחית סיכונים. זה צריך להיות מרוכז סביב זיהוי, הערכה, ומקטין סיכונים, צריך להיות מבוסס על רשימת ניהול סיכונים. רשימת ביקורת צריכה לזהות סיכונים ידועים וצפויים, הכוללים גורמים כגון גודל המוצר, ההשפעה העסקית, סביבת הפיתוח, הטכנולוגיה, גודל הצוות והניסיון. במידת האפשר, יש ליצור רשימת ביקורת על סמך חוויות עבר.
לאחר קביעת הסיכונים, על מנהל הפרויקט לקבוע פגישות לדיון בסיכונים. לאחר מכן, מנהל הפרויקט צריך ליישם אסטרטגיות כדי להפחית או למנוע סיכונים אלה. יש לפקח ולשנות את אסטרטגיית ניהול הסיכונים באופן רציף, מכיוון שהפרויקט עשוי לעבור שינויים או להיתקל בסיכונים חדשים. תוכנה ותבניות לניהול סיכונים בפרויקטים הם שני כלים שיכולים לעזור למנהלי פרויקטים לפקח ולנהל סיכונים ביעילות. בעזרת הכלים והאסטרטגיות הנכונים, ניהול סיכונים יכול להיות משב רוח.
ברגע שהצוות מזהה את הסיכונים, הם צריכים לדרג אותם על פי ההסתברות שהם יתעוררו. לאחר מכן הם ידרגו את הסיכונים הללו לפי ההסתברות שלהם להתרחש וההשלכות הפוטנציאליות שלהם. לאחר מכן הצוות מקצה לכל סיכון קטגוריה ומעבד אותה למטריצת סיכון כדי למדוד את ההסתברות וההשפעה שלה. כמנהל פרויקטים, אתה יכול להשתמש במטריצה זו כדי לפקח על הסיכונים בפרויקט שלך. על ידי ביצוע תהליך זה, יהיה לך מושג כיצד לנהל בצורה הטובה ביותר סיכונים בפרויקט שלך.
מהם סוגי הסיכון לפרויקט?
אמנם נראה כי הסיכונים הקשורים לפרויקטים הם בלתי נמנעים, אך חשוב להבחין בין סיכונים אלה לבין ההשפעות החיוביות שיכולות להיות להם. הסיכון הוא פחות על התוצאה הסופית מאשר חוסר הוודאות של גורמים שיכולים להשפיע על ההצלחה של הפרויקט או כישלון. סיכונים יכולים להשפיע על תוכנית הפרויקט, ולהשפיע על ציר הזמן, העלות או איכות העבודה. למרבה המזל, ישנם מספר סוגים שונים של סיכוני פרויקט.
סיכונים טכניים מתייחסים לבעיות בתוכנה או בחומרה,במסמכי התהליך ובמדריכים. כדי להגן על עצמך, אתה צריך לשאול על הזמינות של מכשירים מספיק מומחים תוכנה, כמו גם ספקים חיצוניים. כמו כן, עליך לעיין במדריכי עזר ומדריכים ידידותיים למשתמש כדי לזהות את בעיות התוכנה או החומרה המשפיעות על הפרויקט. לבסוף, סיכונים חיצוניים מתייחסים לדברים שאינם בשליטת הארגון שלך. סיכונים אלה יכולים להשפיע על הצלחת הפרויקט ובכך על העסק שלך.
ישנם סוגים רבים ושונים של סיכוני פרויקטים, כל אחד עם רמת חומרה שונה. סיכונים מסוימים עשויים להשפיע על לוח הזמנים והתקציב של פרויקט. סיכונים אלה יכולים להיות פשוטים כמו בקשות תכונה מוקפצות, או מורכבים כמו עיכובים באספקת האספקה. ואז יש סיכון ביצועים, שיכול לנבוע מחוסר תמיכה בבעלי עניין, חברי צוות עמוסים מדי וציפיות לא מיושרות. כמנהל פרויקט, חשוב להבין את כל סוגי הסיכון שעשויים להשפיע על פרויקט.
מהו ניהול סיכונים בפרויקט עם דוגמה?
פרויקט עלול להתמודד עם עיכובים, קונפליקטים או בעיות אם צוות הניהול אינו מסוגל לנהל אותם. חוסר תקשורת עלול גם לגרום לבעיות. תוכנית תקשורת טובה שוקלת את הקהל, התדירות והמטרה של התקשורת. יש להקים את ערוץ התקשורת כך שכולם יהיו מודעים למעמד הפרויקט ויכולים לספק סיוע מיידי אם תתעורר בעיה. בנוסף, תהליך התקשורת צריך לכלול מעקב אחר משימות ודיווח על עיכובים.
גורם סיכון גבוה יכול להתעורר אם יש חוסר בהירות לגבי המטרה והצורך של הפרויקט. אם היקף הפרויקט אינו מוגדר, הוא רגיש לדרישות משתנות או עלויות בלתי צפויות. לדוגמה, אם המקרה העסקי אינו שלם, הפרויקט עשוי להיות כישלון מכיוון שבעל העסק או ההנהלה אינם מבינים את השלכות הכישלון. עם זאת, תהליך ניהול הפרויקט יכול למזער את הסיכונים הכרוכים באירועים אלה.
אמנות המלחמה של סון צו היא דוגמה טובה למנהלי פרויקטים. המחבר מלמד כי צבא חזק מבוסס על אחדות וגודל. באמצעות פילוסופיה זו, מנהלי סיכוני פרויקטים מסוגלים להפוך בעיה פוטנציאלית להזדמנות לצמיחה. הצלחת הפרויקט תלויה ביכולת להבין סיכונים ולבצע התאמות בהתאם. לכן, תהליך ניהול סיכונים בפרויקט טוב צריך להיות מקיף ומחושב היטב.